Coordinateur Support - H/F

DESCRIPTION DE L’ASSOCIATION

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement. Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.

Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.

Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.

Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

CONTEXTE

La Chaîne de l’Espoir développe au Bénin un programme « Soins Chirurgicaux » depuis 2010, ayant pour objectif de renforcer l’autonomie et les compétences des équipes des services de chirurgie pédiatrique du CHNU et du CHUMEL et de venir en aide aux enfants vulnérables nécessitant une prise en charge chirurgicale. Ce programme était mis en œuvre par les équipes de La Chaîne de l’Espoir basées au Togo.

En 2023, La Chaîne de l’Espoir a lancé un nouveau projet au Bénin, la Phase 2 du « Programme intégré de prévention, de sensibilisation, de renforcement de capacités et de prise en charge des brûlures œsophagiennes dues aux ingestions accidentelles de soude caustique au Bénin et en Côte d’Ivoire », appelé également « Projet ISC/SCOE – phase II », projet cofinancé par l’Agence Française de Développement.

Au regard de la nouvelle ampleur du portefeuille de projets et des enjeux spécifiques à la mise en place d’un projet cofinancé par un bailleur institutionnel au Bénin (nouveau projet et donc relations de proximité à avoir avec les partenaires institutionnels et opérationnels, nouveaux partenaires associatifs de mise en œuvre entre autres), La Chaîne de l’Espoir a décidé en 2023 d’ouvrir un bureau avec une équipe dédiée au Bénin.

Ce poste aura une dimension sous-régionale au regard des besoins d’appui et de suivi des actions du projet Sténoses phase 2 sur la Côte d’Ivoire et pays concernés indirectement par le projet.

POSTE ET MISSION

Sous la supervision du Chef de Mission, le Coordinateur Support assurera la gestion de l'antenne Bénin aux niveaux administratif, financier et RH. Il supervisera également la gestion des achats et de la logistique et il sera en appui pour garantir le bon fonctionnement du projet Sténoses 2 au Bénin et en Côte d'Ivoire.

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion et suivi comptable

Réaliser la saisie comptable et les clôtures mensuelles conformément aux procédures de la Chaîne de l’Espoir

Garantir la bonne traçabilité et éligibilité des dépenses La Chaîne de l’Espoir et partenaires

Garantir la gestion de la trésorerie de la mission (approvisionnement, gestion du cash, paiements fournisseurs et autres décaissements)

Suivi budgétaire et financier

Garantir la bonne mise en œuvre des processus de pilotage budgétaire de La Chaîne de l’Espoir et des partenaires (préparation des budgets, mise à jour et suivi régulier, analyse)

Alerter les personnes concernées des risques financiers et dérives budgétaires

Accompagner les partenaires des projets dans la mise en œuvre des bonnes pratiques de gestion financière (trésorerie, comptabilité, conformité/audit, suivi budgétaire)

Garantir le respect des règles et des procédures de La Chaîne de l’Espoir et des financeurs

Gestion administrative

Contribuer, en collaboration avec le chargé logistique, à la négociation des contrats (achats, locations, etc.) en lien avec le responsable hiérarchique

Proposer à la hiérarchie les contrats et s’assurer que le chargé logistique effectue un suivi administratif

Etablir et tenir à jour les dossiers individuels du personnel, international et national, selon la législation béninoise et les procédures de La Chaîne de l’Espoir y compris les formalités liées au recrutement

Alerter sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de La Chaîne de l’Espoir au Bénin

Rédiger la partie administrative, financière du rapport mensuel interne (avec compilation du rapport logistique) et soumission à son responsable

Superviser l’archivage, physique et/ou informatique, selon les standards de La Chaîne de l’Espoir, de l’ensemble des documents administratifs, financiers et logistiques du bureau

Fournir à son responsable des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés

Contribuer aux travaux relatifs aux audits et autres contrôles, internes ou externes, ainsi qu’à la mise en œuvre des recommandations acceptées

Produire et consolider des rapports de qualité et participer dans l'élaboration des rapports externes (bailleurs, autorités, etc.) à partir des données de l’antenne et des partenaires

Gestion RH et management équipe

Recruter, former et manager les personnes du service administratif, financier

Faciliter les démarches nécessaires aux processus de recrutement des équipes du bureau Bénin

Faciliter l’organisation de l’intégration des nouveaux employés

Etablir et soumettre à la validation de son responsable les fiches de paie mensuelles, les déclarations de cotisations, d’impôts et toute autre formalité relative à la rémunération, droits et taxes du personnel

Réaliser toutes les formalités administratives relatives au recrutement, embauche et gestion des employés

Assurer un coaching de son équipe en particulier du chargé logistique

Organiser des réunions régulières d’équipe

Appuis aux partenaires

Apporter un appui-conseil aux partenaires locaux sur les aspects administratifs, RH et financier

Veiller au respect des engagements contractuels des partenaires notamment en termes de demande de trésorerie, de rapport comptable.

Effectuer des audits auprès des partenaires chaque trois mois

Assurer des rencontres régulières des équipes administratives des partenaires locaux

FORMATION ET EXPERIENCE

BAC + 4 minimum en Sciences de gestion, en Gestion financière ou comptable, ou toute autre formation équivalente

Expérience ONG terrain d’au moins 4 ans à des postes de Coordinateur financier/administratif/RH

COMPETENCES ET APTITUDES

Très bonne maitrise du Français (oral + écrit)

Patience, flexibilité et capacité d’adaptation

Excellente capacité d’organisation

Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, etc.)

Maitrise de SAGA serait un plus

Disponible pour de déplacements réguliers

Sens du relationnel et du contact

Sens du travail en équipe

Connaissance des financements des bailleurs institutionnels

Adhésion aux principes humanitaires et au code d’éthique de La Chaîne de l’Espoir

CONDITIONS

CDDU de 9 mois renouvelable en tant qu’expatrié

Poste à temps plein, basé à Cotonou

Date de démarrage souhaitée : avril 2024

Salaire proposé : à partir de 2 300 euros (selon profil et expérience) + 720 euros de per diem

Prise en charge d’un logement individuel à 50% par l’organisation

Prise en charge d’une couverture santé à 50% par l’organisation

Politique de R&R