Assistant(e) du complexe

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013 2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier ont été identifiés, à savoir : l'énergie, l'agro-industrie, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines. 

LE COMPLEXE RECRUTEUR (DIVERS) :

La Vice-présidence Agriculture, développement humain et social est un complexe sectoriel dont l’objectif primordial est la concrétisation des priorités « Nourrir l’Afrique » et « Améliorer la qualité de vie des populations africaines » du Top 5 de la Stratégie décennale de la Banque.

Le Chef Economiste/Vice-président chargé de la gouvernance économique et la gestion des connaissances est le porte-parole de la Banque sur les questions économiques et Vice-président du complexe Gouvernance économique et gestions des connaissances.

La Vice-présidence Finances supervise la gestion financière du Groupe de la Banque.

La Vice-présidence Ressources humaines et services institutionnels a pour mission de fournir des services institutionnels axés sur les clients et répondant aux besoins des personnes afin d'assurer l’efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services de la Banque.

La Banque s'est réorganisée et a mis en place le complexe Régional, développement, intégration et prestation des services dont l'objectif principal est de développer les capacités régionales et de rapprocher davantage l’exécution des activités des clients dans les régions.

La Vice-présidence Électricité, énergie, climat et croissance verte est un complexe sectoriel dont l’objectif primordial est la concrétisation de la priorité « Éclairer l’Afrique et l’alimenter en énergie » du Top 5 de la Stratégie décennale de la Banque.

LE POSTE :

Entrant dans la catégorie des services généraux d’appui qui assurent l’appui administratif en vue du fonctionnement harmonieux du Complexe, le poste d’Assistant(e) du Complexe a pour objectif de libérer le Vice-président de toutes les tâches qui pourraient autrement l’entraver dans l’accomplissement efficace de ses hautes fonctions.

Bien que chaque complexe ait ses missions spécifiques, les tâches de l'Assistant(e) du Complexe/ sont plus ou moins uniformes, indépendamment du complexe, et visent à s’assurer que les opérations se déroulent de manière harmonieuse au sein du bureau du Vice-président.

En conséquence, le travail de l'Assistant(e) du Complexe/ Assistant(e) au bureau de l’Administrateur facilite et contribue à la réussite du Vice-président/de l’Administrateur dans l'exercice de son rôle en tant que fonctionnaire clé dans la stratégie de la Banque pour la concrétisation du Top 5.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous l'orientation et la supervision générales du Vice-président, l'Assistant(e) du Complexe effectuera les tâches suivantes :

1. Gestion du flux de travail

   1. Concevoir des systèmes et méthodes de travail au bureau et en assurer le fonctionnement pour gérer efficacement le flux de documents papier ; organiser et stocker les documents et informations sur différents supports (papier et électronique) ;

   2. Assurer le suivi des documents : traiter les courriels entrants, les télécopies, les publications et la correspondance ;

   3. Distribuer les documents émis par le bureau du Vice-président et assurer, selon les besoins, le fonctionnement d’un système de suivi.

2. Administration du bureau

   1. Organiser les multiples engagements du Vice-président et y assister le cas échéant, notamment les ponts de conférence, les rendez-vous, les déjeuners et autres événements officiels ;

   2. Veiller à ce que le Vice-président soit bien préparé pour ces réunions et engagements en mettant à sa disposition l’ordre du jour, les procès-verbaux et les pièces justificatives desdites réunions ;

   3. Organiser les voyages, les visas et l'hébergement et, de temps en temps, voyager avec le Viceprésident pour fournir une assistance générale ;

   4. Coordonner, selon les nécessités, les visites des membres de la haute direction, notamment la mise en place de rendez-vous, l'organisation de la logistique et le transport ;

   5. Traiter les demandes d’information internes et générales : filtrer les appels téléphoniques et les demandes, le cas échéant ; accueillir et s'occuper des visiteurs ; organiser et tenir les agendas ; et fixer les rendez-vous ;

   6. Fournir l’appui administratif au Vice-président, au conseiller du Vice-président et à l’Assistant du Vice-président, au besoin. Il s'agit notamment de la gestion du système de classement et de recherche de documents ;

   7. Filtrer les appels entrants pour une utilisation efficace du temps du Vice-président.

c. Gestion des ressources

1. Gérer les systèmes. Créer et traiter les rapports de dépenses ;

2. Assister la direction dans les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; surveiller et examiner de manière indépendante les dépenses et porter les questions qui en découlent à l'attention du Vice-président.

d. Appui aux études et analyses

1. Produire des documents, des documents d'information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations ;

2. Sur demande, prendre des notes lors des réunions, rédiger des lettres et préparer des procèsverbaux ;

3. Assurer l'adhésion aux lignes directrices du Groupe de la Banque africaine de développement concernant tous les engagements d’ordre administratif ;

4. Répondre aux demandes des cadres supérieurs de la Banque, assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel, faciliter la coordination avec d'autres Vice-présidences ; travailler en partenariat avec d'autres assistants et groupes issus de différentes unités organisationnelles ;

5. Effectuer des recherches de fond plan et présenter les résultats sur les sujets traités par le Viceprésident.

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COMPÉTENCES (compétences, expérience et connaissances):

1. Être titulaire au moins d’une Licence en gestion des affaires, commerce, administration ou discipline connexe ;

2. Une formation en rédaction de rapports / administration / gestion de bureau constituerait un atout ;

3. Justifier d’au moins cinq (5) ans d'expérience pertinente et pratique dans les fonctions d’appui au sein d’un bureau exécutif ;

4. L'expérience dans l’appui aux opérations au sein des organisations internationales est préférable;

5. L'expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire;

6. Innovation et créativité ;

7. Communication ;

8. Résolution de problèmes ;

9. Orientation-client ;

10. Travail en équipe et sens du relationnel

11. Efficacité opérationnelle ;

12. Sensibilité interculturelle ;

13. Capacité à travailler sous pression et établir des priorités dans le cadre dynamique d'une organisation internationale et multiculturelle ;

14. Compétences dans le traitement efficace des demandes internes et externes ;

15. Sens élevé d’initiative, de confidentialité, d'enthousiasme et d'esprit d'équipe ;

16. Organisation - Temps, espace et tâches ;

17. Connaissance approfondie des concepts d’entreprise ;

18. Bonne connaissance de l’administration et des services d’appui administratif, y compris les systèmes et les procédures y afférents ;

19. Maîtrise de l'utilisation du matériel de bureau standard (ordinateurs de bureau, télécopieurs, photocopieurs, scanners, etc.) ;

20. Aptitudes élevées d’adaptation rapide aux nouvelles technologies en acquérant les compétences requises ;

21. Capacité à déployer un jugement sain et à prendre des décisions raisonnables en l'absence d’encadrement ;

22. Capacité à déployer des connaissances, des aptitudes et des compétences pour travailler efficacement sans supervision ni orientations directes et constantes ;

23. Possibilité de s'adapter à de multiples délais et de prêter attention aux détails tout en travaillant avec un effectif diversifié ;

24. Capacité de communiquer efficacement (écrit et oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l'autre langue ;

25. Le bilinguisme, la connaissance de l'arabe, du portugais, etc. constitue un atout ;

26. Maîtrise des applications Microsoft Office standard (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP et/ou d’autres systèmes intégrés de gestion de documents).

LE PRÉSENT POSTE N'OUVRE PAS DROIT AUX  CONDITIONS D'EMPLOI INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

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