Assistant(e) d'équipe, FIRM

Assistant(e) d'équipe, FIRM

Full vacancy title: Assistant(e) d'équipe, FIRM

Location: Abidjan, Côte d'Ivoire

Position Grade: GS7

Position Number: 50076491

Posting Date: 23-mai-2025

Closing Date: 22-juin-2025

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution multilatérale de financement du développement en Afrique qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux(RMC).  Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013– 2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe qui pilotera avec succès la mise en œuvre de cette vision.

LE COMPLEXE :

 La Vice-présidence chargée des finances supervise la gestion financière du Groupe de la Banque. Cette responsabilité englobe les activités de trésorerie du Groupe de la Banque, y compris les emprunts sur les marchés des capitaux et les activités d’investissement ; les fonctions de contrôle, y compris la présentation d’informations financières et l’administration de prêts ; la mobilisation de ressources stratégiques et le renforcement des ressources et instruments financiers non-statutaires ; ainsi que la gestion globale de l’actif/du passif du Groupe de la Banque. 

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :

Rattaché à la Vice-présidence des finances, le Département de la mobilisation des ressources et des partenariats (FIRM) assume la responsabilité fiduciaire de mobiliser des ressources stratégiques concessionnelles, ainsi que de gérer les relations avec les donateurs et d'établir des rapports, dans le but de compléter et de tirer parti des ressources et instruments financiers du Groupe de la Banque Africaine de Développement. 

FIRM est composé de deux divisions - FIRM.1 et FIRM.2 - dont la responsabilité première est d’accroître le volume et les types de financement disponibles pour les pays membres régionaux (PMR) de la Banque. Le Département est placé sous l’autorité de la Vice-présidence des finances (FIVP). FIRM.1 est responsable des initiatives de mobilisation des ressources et des partenariats avec les entités souveraines. Il est chargé de la mobilisation, de l’allocation et du suivi des ressources au titre du capital statutaire de la Banque, ce qui inclut le Fonds africain de développement (FAD), le guichet concessionnel. FIRM.1 mène le partenariat avec les entités souveraines comme les agences d’aide bilatérale et gère la plupart des fonds fiduciaires bilatéraux des partenaires traditionnels. FIRM.2 est responsable de la gestion des relations avec les nouveaux partenaires, les économies émergentes et les partenaires non souverains. La Division est responsable de la Politique en matière de fonds fiduciaires, promeut le cofinancement avec les banques multilatérales de développement et les agences bilatérales et trouve des moyens de s’associer avec des donateurs non traditionnels. Elle fournit également des conseils et supervise la mise en œuvre des fonds fiduciaires et des fonds spéciaux.

À mesure que l’architecture financière mondiale évolue, le Groupe de la Banque s’attelle à jouer un rôle de chef de file dans les meilleures pratiques et les développements récents concernant la mobilisation des ressources et les approches de partenariat. Une nouvelle politique relative aux fonds fiduciaires a été approuvée en 2021 afin de s’assurer que les fonds fiduciaires du Groupe de la Banque sont adaptés à leur objectif et qu’ils répondent aux besoins actuels et en évolution. La politique des fonds fiduciaires de 2021 comportait, entre autres, les deux changements clés suivants : 1) en plus des dons, les fonds fiduciaires peuvent désormais recevoir et fournir des dons remboursables, des prêts, des fonds propres, des garanties et tout autre instrument financier disponible à la Banque ; 2) la création du véhicule spécifique au projet (VSP).

LE POSTE :

Sous la supervision du Directeur de FIRM, l’assistant(e) d’équipe travaillera en étroite collaboration avec ce dernier et l’équipe en leur apportant son soutien au plan administratif. Le/La titulaire du poste sera chargé(e) de fournir un soutien administratif pour le bon fonctionnement du Département et veillera à ce que le Directeur soit libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exercice efficace de ses hautes fonctions et responsabilités.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision du Directeur de FIRM, l’Assistant(e) d’équipe effectuera les tâches suivantes :

• Vérifier la qualité des documents nécessitant l'approbation et/ou la signature des membres du personnel.
• S’assurer que les documents sont traités en temps utile et transmis au Directeur pour signature, puis envoyer les copies signées de ces documents par voie électronique aux collègues concernées de l’écosystème pour qu’ils prennent les mesures qui s’imposent.
• Rédiger et finaliser les correspondances (courriers, lettres, notes de service internes, etc.) concernant divers aspects, pour le compte des membres du personnel, et en assurer le suivi.
• Participer aux réunions du personnel du département, prendre des notes et rédiger des rapports ; préparer les comptes rendus des réunions du personnel.
• Veiller à la soumission en temps voulu des produits livrables demandés au Directeur, en assurant le suivi avec les membres du personnel du département et en consolidant les contributions si nécessaires.
• Traiter les rapports de mission des membres du personnel.
• Tenir un système de classement approprié ; maintenir le système d’archivage électronique des données relatives aux fonctions de mobilisation des ressources et de partenariat (partenariats, fonds fiduciaires, etc.) afin de garantir la conformité avec les règles et réglementations en matière d’audit.
• Assurer des contacts réguliers avec les assistants de division au sein du département FIRM pour les questions administratives, y compris les questions liées au budget.
• Organiser les voyages de mission du Directeur et des membres du personnel du front office du Département.
• Organiser les réunions du Département en réservant en temps utile les salles de réunion, en s’assurant que les équipements de vidéoconférence et d'audioconférence sont correctement connectés et que les présentations PowerPoint sont bien affichées lors de ces réunions.
• Aider à l’organisation de visites de donateurs/partenaires au Siège de la Banque ainsi qu’à des activités de sensibilisation internes et externes, telles que des séminaires sur les opportunités d’affaires et les séminaires dénommés « Brown Bag ».
• Aider à la préparation logistique des événements, y compris en ce qui concerne la communication, la gestion des participants, la réservation des salles, la restauration, les voyages, etc.
• Assurer la coordination avec le Département des services de technologie de l’information de la Banque, si nécessaire, pour les besoins se rapportant aux questions touchant SAP/BPPS/ATRS/SRAS et les technologies de l’information.
• Aider au recrutement et à la gestion contractuelle des consultants le cas échéant : organiser le processus de sélection, communiquer avec les candidats et les membres du comité d’évaluation, consolider les fiches de notation, rédiger les mémos internes de sélection et les contrats. Faciliter le paiement des consultants.

COMPÉTENCES (qualifications, expérience, connaissances) :

1. Être titulaire d’au moins une licence ou un diplôme équivalent en administration des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe, avec une formation en fonctions de secrétariat, en administration ou en gestion de bureau.
2. Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale.
3. Pouvoir travailler sous pression et établir des priorités dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.
4. Être en mesure de traiter, de manière rapide et efficace, les demandes internes et externes.
5. Pouvoir gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés.
6. Maîtriser les outils couramment utilisés à la Banque (ordinateur, scanner, photocopieur, etc.).
7. Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration.
8. Pouvoir exécuter plusieurs tâches à la fois. Avoir d’excellentes capacités de résolution de problèmes et le souci du détail.
9. Être capable de communiquer efficacement ; démontrer un excellent sens du service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe, et le sens des relations.
10. Être capable de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses et partant, de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle.
11. Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer la performance et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation.
12. Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.
13. Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue. La maîtrise des deux langues constitue un atout supplémentaire indéniable.
14. Maîtriser les logiciels courants de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint.  La connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP serait un atout.

LE PRÉSENT POSTE N'OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D'EMPLOI INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct [email protected](le lien envoie un courriel)

Postuler à ce poste

1- Personnel de la Banque

Si vous travaillez actuellement à la Banque africaine de développement en tant que personnel de la Banque, cliquez sur le bouton ci-dessous pour postuler au poste.

Postuler(le lien est externe)

2- Candidats externes

Si vous ne travaillez pas actuellement à la Banque africaine de développement, ou si vous êtes un personnel sous contrat à courte durée (STS), un assistant technique ou un consultant à la Banque, cliquez sur le bouton ci-dessous pour postuler au poste

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Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d'un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour une évaluation plus approfondie seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées. www.afdb.org.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit. 

« Veuillez noter que la Banque n’accepte pas la double nationalité. Par conséquent, vous devez indiquer la nationalité que vous aimeriez faire valoir tout au long de votre carrière à la Banque, si vous êtes recruté(e). Veuillez télécharger les pièces d’identité délivrées par le gouvernement telles que le passeport, la carte d’identité nationale ou le certificat de nationalité, etc. ».