Secrétaire du chef de bureau pays (COBF)

LA BANQUE :

La Banque africaine de développement (« la Banque ») est l’une des principales institutions multilatérales de financement du développement. Sa mission est de contribuer au développement économique et social de ses pays membres régionaux (PMR), de mobiliser des ressources pour le financement de projets de développement et de promouvoir l’intégration économique sur le continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Elle a établi des liens avec un vaste réseau de partenaires de développement internationaux et jouit d’une très bonne réputation sur les marchés des capitaux. Depuis sa création en 1964, le Groupe de la Banque a engagé plus de 100 milliards d’USD pour soutenir plus de 4 000 projets et programmes de développement en Afrique. Au cours des dix dernières années, la taille et l’impact de la Banque se sont accrus et elle a modernisé ses opérations pour améliorer l’efficacité et l’optimisation des ressources, ce qui l’a placée au cœur de la transformation économique de l’Afrique. Aujourd’hui, la Banque est en première ligne pour aider l’Afrique à accélérer son développement. Elle met en œuvre sa stratégie audacieuse qui vise à transformer les conditions de vie des populations africaines, avec célérité et rigueur, à l’aune des High 5 : Éclairer l’Afrique et l’alimenter en énergie ‒ électricité, énergie, environnement et croissance verte ; Nourrir l’Afrique ‒ agro-industrie, financement agricole et développement rural ; Industrialiser l’Afrique ‒ secteurs privé et financier, infrastructures, développement urbain, industriel et commercial ; Intégrer l’Afrique ‒ développement régional, intégration et mise en œuvre efficace ; Améliorer la qualité de vie des populations africaines ‒ développement du capital humain et des compétences, santé, nutrition, eau et assainissement. Les High 5 ont été reconnus dans le monde comme étant la clé pour accélérer le développement de l’Afrique. Une analyse indépendante du PNUD indique que la réalisation des High 5 permettra à l’Afrique d’atteindre 90 % des objectifs de développement durable et 90 % des objectifs de l’Agenda 2063 de l’Union africaine.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence chargée du développement régional, de l’intégration et de la prestation de services est responsable de la pertinence, de l’efficience et de l’efficacité des programmes opérationnels et des activités du Groupe de la Banque. RDVP s’assure que la Banque mène efficacement ses activités dans l’ensemble de ses pays membres régionaux (PMR) et supervise l’exécution complète de tous les aspects des activités des directions régionales de la Banque.

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :

Les différents bureaux pays relèvent de l’une des cinq (5) directions régionales de développement, d’intégration et de prestation de services pour l’Afrique. Chaque direction régionale supervise un ensemble de bureaux pays et de bureaux de liaison, ainsi que les activités réalisées dans les pays où la Banque ne dispose pas de bureaux. Le Directeur général est responsable des activités de la Banque dans la région où il est affecté et est assisté d’un Directeur général adjoint (DGA). Les Directions régionales détiennent les capacités administratives et les fonctions sectorielles pertinentes pour fournir une orientation stratégique aux bureaux pays de leurs régions et sont responsables des opérations, du développement des activités, de la gestion des projets et de la réalisation globale effective des cinq grandes priorités (High 5) de la Banque. 

Les bureaux pays de la Banque africaine de développement ont pour mission de renforcer le dialogue sur les politiques entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes et améliorer la performance du portefeuille des projets et la coordination de l’aide avec les autres partenaires de développement. Chaque bureau pays est dirigé par un Chef de bureau pays.

LE POSTE :

Le/La Secrétaire du Chef de bureau pays travaillera en étroite collaboration avec ce dernier et les autres membres du personnel en leur apportant son soutien au plan administratif. Le/la titulaire du poste aidera le Chef de bureau pays et les autres membres du personnel à optimiser leur agenda en s’occupant des tâches administratives et de secrétariat.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision du Chef de bureau pays, le/la Secrétaire de ce dernier effectuera les tâches suivantes : 

1. Gérer l’agenda du chef du bureau pays en collaboration avec ce dernier.

2. Prendre les dispositions nécessaires pour accueillir les visiteurs de haut niveau et répondre à leurs questions avec tact et discrétion.

3. Préparer les documents d’information requis par le Chef de bureau pays pour ses diverses réunions et ses voyages officiels.

4. Veiller à ce que les documents nécessitant l’approbation et/ou la signature du Chef de bureau pays soient de bonne qualité et accompagnés des pièces jointes et documents de référence nécessaires.

5. Veiller à ce que toutes les correspondances (internes et externes) soient transmises aux parties concernées en temps utile et en assurer le suivi le cas échéant.

6. Organiser les réunions du Chef de bureau pays avec les autorités du pays hôte et les autres parties prenantes de la Banque ; coordonner les réceptions officielles organisées par la Banque.

7. Rédiger et finaliser les correspondances touchant à divers domaines pour le compte du Chef de bureau pays et préparer les comptes rendus des réunions.

8. Organiser les réunions et les événements du bureau pays en coordonnant tous les aspects logistiques (salles de réunion, documents relatifs aux réunions, équipement de vidéoconférence et d’audioconférence, etc.) en collaboration avec les équipes administratives et informatiques.

9. Apporter son soutien au chargé des finances et des affaires administratives afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau.

10. S’acquitter de toute autre tâche qui lui serait confiée.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

1. Être titulaire d’au moins une licence ou un diplôme équivalent en administration des affaires, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe, avec une formation secrétariat, en administration ou en gestion de bureau.

2. Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale.

3. Être capable de fournir un soutien analytique direct aux services de l’unité tel que le traitement des dossiers administratifs.

4. Être capable d’assimiler les objectifs de l’unité opérationnelle et d’assurer la prestation de services aux clients.

5. Pouvoir travailler sous pression et établir des priorités dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.

6. Être en mesure de traiter, de manière rapide et efficace, les demandes internes et externes.

7. Pouvoir gérer des demandes et priorités simultanées et évolutives et des délais serrés.

8. Maîtriser l’utilisation des équipements courants (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.).

9. Faire preuve d’un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et le service d’administration.

10. Pouvoir exécuter plusieurs tâches à la fois ; avoir d’excellentes capacités de résolution de problèmes et le souci du détail.

11. Être capable de communiquer efficacement ; démontrer un excellent sens du service à la clientèle et avoir un bon esprit d’équipe et le sens des relations.

12. Être capable de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses et, partant, de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle.

13. Faire preuve d’intégrité et de confidentialité.

14. Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en français ou en anglais, avec une connaissance pratique de l’autre langue.

15. Maîtriser les logiciels couramment utilisés à la Banque (Outlook, Word, Excel, Access et PowerPoint). La connaissance de SAP constituerait un atout.

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL RECRUTÉ LOCALEMENT ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL.

SEULS LES RESSORTISSANTS DU BURKINA FASO OU DES PAYS MEMBRES DE LA BANQUE AYANT DÉJÀ LE DROIT DE SÉJOURNER ET DE TRAVAILLER AU BURKINA FASO SERONT PRIS EN COMPTE POUR CE POSTE.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct [email protected]