Assistant(e) à l’administration et aux finances

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2024- 2033) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence chargée de la technologie et des services institutionnels (TCVP) assure le leadership et la supervision dans la fourniture de services informatiques, de services et travaux généraux, de services d’acquisition institutionnelle des biens, de services linguistiques, de services relatifs à la continuité des activités, de services de consultants et de services de cybersécurité à toutes les unités organisationnelles de la Banque, dans un souci d’efficience, d’efficacité, d’optimisation des ressources et d’orientation vers le client. Plus particulièrement, TCVP est chargé de diriger les efforts visant à numériser les processus et les procédures opérationnels la Banque.

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :

Le Département des services de technologies de l’information (TCIS) a pour mission d’aligner la stratégie en matière de technologies de l’information et le modèle de prestation de services sur la stratégie opérationnelle de la Banque afin de renforcer l’efficacité organisationnelle grâce à une utilisation optimale des technologies émergentes et à la transformation numérique. Placé sous la supervision du Chargé en chef de l’information et de la technologie, TCIS s’est vu confier par la Banque la mission de fournir les meilleurs services informatiques pour les opérations de cette dernière afin de lui permettre d’accomplir sa mission, qui est de stimuler le développement économique durable et le progrès social dans ses pays membres régionaux, contribuant ainsi à la réduction de la pauvreté. 

LE POSTE :

Travaillant en étroite collaboration avec le/la Chargé(e) en chef de la planification et de l’administration, l’Assistant(e) aux finances et à l’administration apporte un soutien opérationnel et technique au Département dans le cadre des activités administratives quotidiennes. Il/elle coordonne également les activités liées à la préparation et au suivi de l’utilisation des ressources budgétaires, ainsi qu’à la production de divers rapports et analyses sur les activités budgétaires du Département. 

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision du/de la Chargé(e) en chef de la planification et de l’administration (TCIS0), l’Assistant(e) aux finances et à l’administration joue un rôle crucial dans la gestion des factures des fournisseurs, des paiements, de la planification budgétaire et des processus de passation de marchés. Il/Elle veille également à l’efficacité financière et au respect de la réglementation en vigueur.

1. Gestion des factures et des paiements : Traiter les factures des fournisseurs dans SAP, examiner les paiements en souffrance et assurer la coordination avec les services concernés (Achats, Trésorerie, Finances) pour trouver une solution rapide.

2. Contrôle des dépenses et du budget : Prendre des mesures financières pour les dépenses prévues, faciliter les demandes de fonds supplémentaires, exécuter les transferts budgétaires et signaler les déficits potentiels.

3. Revue de la passation des marchés et conformité : Évaluer les demandes d’achat (DA) et les bons de commande (BC) pour vérifier leur exactitude, l’adéquation des spécifications et la disponibilité du budget.

4. Analyse des données financières et établissements de rapports : Contribuer à l’analyse des données relatives aux achats et aux paiements, contribuer à la planification des activités et participer à la préparation des rapports budgétaires hebdomadaires, mensuels et trimestriels, tout en effectuant des tâches administratives liées aux technologies de l’information.

5. Planification stratégique du budget : Aider à la planification des dépenses courantes et exceptionnelles, en veillant à leur conformité avec les objectifs financiers du Département.

6. Appui opérationnel : Apporter son concours à la gestion des questions administratives afférentes aux tâches à accomplir en matière de finances et de passation de marchés, en veillant à l’efficacité globale de l’institution dans l’acquisition de biens et de services, et ce, dans le respect des calendriers établis et en assurant le paiement des fournisseurs dans les délais impartis.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

• Être titulaire au minimum d’une licence ou d’un BAC + 4 en administration des affaires, en finance ou dans une discipline connexe.

• Justifier d’un minimum de quatre (4) ans d’expérience professionnelle pertinente.

• Avoir à son actif de solides connaissances et une expérience dans la réalisation de tâches administratives et de comptabilité financière, ainsi que dans la gamme complète des services d’appui, avec un niveau élevé et constant de performance.

• La maîtrise de SAP MM (ou d’ERP similaires) constitue un atout.

• La connaissance de ServiceNow est souhaitable.

• Être capable de gérer et de concilier les besoins et les demandes de parties prenantes multiples.

• Démontrer de solides compétences en communication interpersonnelle et verbale, tout en étant en mesure de formuler des recommandations et des critiques réfléchies et constructives sur la conception des processus et les méthodes de travail.

• Faire preuve de curiosité, d’une attitude proactive et d’un souci constant de perfectionnement.

• Posséder une capacité avérée à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et axé sur le travail d’équipe, à faire preuve d’efficacité en tant que membre de divers groupes.

• Maîtriser l’utilisation des logiciels courants de la Banque (SAP, Word, Excel et PowerPoint).

• Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue.

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. LE/LA TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ(E) COMME MEMBRE DU PERSONNEL RECRUTÉ(E) LOCALEMENT ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct [email protected]