Assistant administratif

LA FACILITÉ AFRICAINE DE SOUTIEN JURIDIQUE (ALSF)

La facilité africaine de soutien juridique (ALSF) est une organisation internationale créée par un traité signé en 2008. La Facilité est hébergée par la Banque africaine de développement. L’adhésion à cette facilité est ouverte à/aux a) tous les États membres de la BAD ; b) autres États ; c) la BAD ; et d) d’autres organisations ou institutions internationales. Les principaux objectifs de l’ALSF sont les suivants : i) aider les pays membres régionaux (PMR) de la BAD à régler les litiges impliquant des fonds vautours (et autres entités de ce type) ; ii) permettre aux PMR d’accéder à des conseils techniques lors de la négociation de transactions commerciales complexes (en particulier dans le domaine des infrastructures et des ressources naturelles) ; et iii) financer et organiser la formation des conseillers juridiques des PMR pour les doter de l’expertise juridique nécessaire qui leur permettra de mieux représenter leurs pays.

Le Conseil de gouvernance est composé de représentants des États membres de la Facilité, de la Banque et d’autres organisations internationales. Ses fonctions consistent notamment à déterminer et approuver les politiques, nommer les membres du Conseil direction, autoriser les reconstitutions des ressources, et nommer les auditeurs externes. Le Conseil de direction est composé de cinq (5) membres nommés par le Conseil de gouvernance. Il est notamment chargé d’approuver les budgets annuels et les programmes de travail annuels, de publier les statuts, les règles et les règlements, de prendre les décisions nécessaires pour assurer le fonctionnement efficace et efficient de la Facilité, de superviser la gestion du fonds de dotation de la Facilité et d’exercer les pouvoirs qui lui sont délégués par le Conseil de gouvernance.

L’ALSF exerce des fonctions et des responsabilités à la fois consultatives et opérationnelles et offre un appui, des conseils et services juridiques relatifs à tous les aspects de ses activités, y compris la rédaction de tous les instruments juridiques nécessaires aux activités opérationnelles de la Banque et la fourniture d’avis juridiques à ses organes (Conseil de direction et Conseil de gouvernance).

LE POSTE :

L’Assistant administratif fera partie de la Division des affaires institutionnelles et aura pour mission d’apporter son soutien à la Division en assurant des tâches administratives et de secrétariat, y compris les services administratifs destinés à faciliter la planification et/ou à la mise en œuvre des projets ou activités de la Division des affaires institutionnelles.

RESPONSABILITÉS ET ATTRIBUTIONS LIÉES AU POSTE (description des principales fonctions/activités/tâches) :

L’Assistant administratif relève du Chef de division, Affaires institutionnelles et devra notamment s’acquitter des tâches suivantes :

1. Gestion du flux de travail :

2. Promouvoir des systèmes et méthodes de travail de bureau et en assurer le fonctionnement pour gérer efficacement le flux de documents papier ; organiser et stocker les documents et informations sur différents supports (papier et électronique) ; cela inclut notamment la gestion du système de classement et de recherche de documents.

3. Donner des avis sur la manière dont le personnel d’appui doit être réparti pour assurer une gestion efficace des priorités, de la charge de travail et des délais.

4. Assurer le suivi et le contrôle des documents ainsi que la gestion des courriers électroniques, fax, courriers postaux et correspondances entrants.

5. Distribuer les documents pour le compte de la Division et maintenir les systèmes de suivi requis.

6. Réunions :

7. Préparer les documents, les notes d’information, les rapports, les feuilles de calcul et les présentations.

8. Établir le calendrier des réunions de la Division au sein de l’ALSF.

9. Assurer les services de secrétariat au cours des réunions internes, rédiger les comptes rendus des réunions et mettre en place des systèmes d’établissement de rapports permettant de suivre la mise en œuvre des décisions prises lors des réunions.

10. Organiser la logistique des réunions des organes statutaires (notamment des réunions en présentiel, des réunions par vidéoconférence et des réunions annuelles) et des retraites du personnel, et effectuer des missions connexes à la demande du Chef de division.

11. Prendre les dispositions nécessaires pour accueillir les délégations externes.

12. Administration :

13. Mettre au point et maintenir des systèmes efficaces d’organisation du travail de bureau.

14. Assurer le suivi des documents et gérer la correspondance générale et les notes d’information. 

15. Gérer le flux d’informations, en assurant la réception, le tri et le suivi du courrier entrant et sortant de l’ALSF, selon leur niveau de priorité et d’urgence, et mettre en place un système de classement logique des documents concernés.

16. Rédiger et réviser des courriers et des documents, conformément aux directives administratives, y compris celles figurant dans le Guide de style de l’ALSF.

17. Procéder à la vérification des mémorandums, documents, contrats et correspondance, ainsi que des documents de référence nécessaires, à soumettre au Chef de division de division ou au Directeur pour signature.

18. Consolider les rapports de la Division et les rapports sur l’état d’avancement des travaux, puis assurer le suivi des documents pertinents auprès du Chef de division et du personnel concerné.

19. Aider à la gestion des questions se rapportant au protocole, en assurant la liaison avec le Secrétariat général de la Banque pour toutes les questions relatives à la conformité aux règles protocolaires et administratives, ainsi qu’aux privilèges et immunités.

20. Rédiger des correspondances qui exigent des recherches et/ou des discussions sur des questions administratives et techniques telles que : les notes d’information au personnel et diverses notes de service claires pour obtenir des informations auprès des autres collègues.

21. Assurer la liaison avec le personnel professionnel de la Division ou avec d’autres divisions afin d’obtenir les informations nécessaires au traitement des paiements des prestataires de services.

22. Assister et conseiller le Chef de division sur diverses questions liées à l’administration et au personnel.

23. Mener des négociations avec CHGS concernant l’attribution d’espaces de bureaux appropriés à l’ALSF en fournissant les justifications requises ; assurer l’organisation et la coordination des opérations de déménagement.

24. Coordonner la gestion logistique des missions du personnel et soumettre les demandes de remboursement des frais de mission, les rapports de mission et les documents relatifs aux frais engagés dans le cadre des programmes de formation.

25. Créer des demandes d’achat pour l’acquisition de biens et de services dans le système SAP et soumettre des demandes de création de fiches fournisseurs pour les cabinets juridiques et les prestataires de services au département chargé de la création des fiches fournisseurs.

26. Créer des bons de commande pour le paiement des salaires des agents contractuels et des consultants internes et externes dans le système SAP.

27. Faire le suivi des paiements des prestataires de services.

28. Participer au processus de soumission du budget annuel de l’ALSF, en rassemblant des données et en les présentant ; suivre et rendre compte de l’exécution du budget de la Division.

29. Assurer la gestion des systèmes et traiter les rapports sur les dépenses dans SAP.

4.   Fonctions de secrétariat :

• Veiller à maintenir des stocks suffisants de fournitures de bureau et autres articles de bureau de base.

• Gérer les renseignements demandés par le personnel de la Banque et par le public ; filtrer les appels téléphoniques, gérer les courriels et les demandes reçus et y répondre de manière appropriée ; accueillir et s’occuper des visiteurs ; organiser et tenir à jour les agendas électroniques et prendre les rendez-vous.

• Tenir les dossiers confidentiels et classer les rapports, les correspondances et les documents connexes de manière à faciliter leur consultation.

COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE (qualifications, expérience et connaissances requises)

Les compétences requises sont celles liées au savoir-faire et aux aptitudes relationnelles :

1. Avoir de bonnes compétences en matière d’organisation, de budgétisation et de planification est particulièrement souhaitable.

2. Posséder de bonnes compétences organisationnelles, analytiques et rédactionnelles, et être capable de prendre des décisions éclairées et d’exercer des jugements judicieux.

3. Être capable de travailler sous pression dans le cadre dynamique d’une organisation internationale et multiculturelle.

4. Savoir traiter rapidement et efficacement des demandes internes et externes.

5. Pouvoir travailler et coopérer avec d’autres personnes issues d’horizons divers.

6. Afficher d’excellentes connaissances professionnelles et des compétences dans la réalisation des tâches administratives et sectorielles.

7. Avoir de solides compétences en services à la clientèle, de bonnes capacités organisationnelles, l’aptitude à exécuter des tâches variées, avoir le souci du détail et être capable de travailler sous pression et au sein d’une équipe pluridisciplinaire.

8. Avoir d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale en anglais et/ou en français avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

9. Maitriser les logiciels courants de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint). La connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP serait un atout.

10. Avoir un sens élevé d’initiative, d’enthousiasme et d’esprit d’équipe et être doté(e) de solides compétences interpersonnelles.

11. Être capable d’interpréter les politiques, directives et procédures de l’ALSF.

CONDITIONS PARTICULIÈRES LIÉES AU POSTE (environnement, contraintes), le cas échéant :

• Être ressortissant d’un pays membre de la Banque africaine de développement

• Être prêt à voyager de temps en temps.

• Avoir un degré élevé d’intégrité, de valeurs morales, de discrétion et de confidentialité.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES

• Être titulaire au moins d’une licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe ; et avoir de préférence une formation supplémentaire en secrétariat/administration/gestion administrative (BTS ou DUT).

• Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale.

LE PRÉSENT AVIS EST PUBLIÉ PAR LA BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT (BAD) POUR LE COMPTE DE LA FACILITÉ AFRICAINE DE SOUTIEN JURIDIQUE (« ALSF » OU « LA FACILITÉ ») QUI EST L’EMPLOYEUR DU TITULAIRE DU POSTE. CE POSTE AU SEIN DE LA FACILITÉ AFRICAINE DE SOUTIEN JURIDIQUE (ALSF) N’OFFRE AUCUNE PERSPECTIVE DE RECRUTEMENT COMME MEMBRE DU PERSONNEL DE LA BAD.

CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME UN EMPLOYÉ RECRUTÉ LOCALEMENT ET NE BÉNÉFICIERA PAS DE CONDITIONS INTERNATIONALES D’EMPLOI).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct [email protected]