Emergency supply chain coordinator

L’organisation

L'International Rescue Committee (IRC) intervient face aux pires crises humanitaires mondiales et aide les populations à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC apporte des soins vitaux et une aide qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou les catastrophes. Présent aujourd’hui dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous redonnons sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées qui luttent pour survivre. L’IRC montre la voie pour passer du danger au retour chez soi.

BACKGROUND

Le ministère de la Santé publique, de l’Hygiène et des Affaires sociales de la République démocratique du Congo (RDC) a déclaré, le 15 mai 2026, la 17e épidémie d’Ebola dans le pays, à la suite de la confirmation en laboratoire de la maladie à virus de Bundibugyo (BVD) dans la province d’Ituri, à l’est de la RDC. Parallèlement, l’Ouganda a également confirmé des cas importés liés à l’épidémie en RDC. Le 17 mai 2026, l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a déclaré que cette épidémie constituait une urgence de santé publique de portée internationale. Contrairement à la souche « Zaïre » impliquée dans les épidémies précédentes dans l’est de la RDC, l’épidémie actuelle est causée par la souche « Bundibugyo » du virus Ebola, pour laquelle il n’existe actuellement aucun vaccin homologué ni traitement spécifique.

L'épidémie se déroule dans un contexte humanitaire et sécuritaire extrêmement complexe, marqué par une insécurité chronique, l'activité de groupes armés, des déplacements répétés de populations et d'importants flux transfrontaliers entre la RDC et les pays voisins, en particulier l'Ouganda et le Soudan du Sud. Les provinces de l'Ituri, du Nord-Kivu et du Sud-Kivu continuent de faire face à de graves besoins humanitaires, avec d'importantes populations de personnes déplacées à l'intérieur du pays (PDI), des systèmes de santé affaiblis et un accès limité aux soins de santé dans plusieurs zones touchées. Les activités minières, les routes commerciales informelles et la mobilité de la population accentuent encore davantage le risque de transmission.

En août 2026, l’épidémie s’est rapidement propagée dans plusieurs zones sanitaires des provinces de l’Ituri, du Nord-Kivu et du Sud-Kivu. Selon l’OMS et les autorités de la RDC, plus de 5.000 cas ont été signalés et plus de 2 400 décès confirmés. Plusieurs professionnels de santé sont également décédés après avoir été exposés au virus lors des soins prodigués aux patients, ce qui met en évidence d’importants défis en matière de prévention et de contrôle des infections. Les efforts de recherche des contacts et de surveillance restent entravés par l'insécurité, les déplacements de population et la résistance des communautés dans certaines localités.

L’IRC a mis en place une équipe dédiée à la lutte contre Ebola, dont la mission est d’assurer la continuité en toute sécurité des services de santé essentiels et de renforcer les capacités de préparation ainsi que de prévention et de contrôle des infections dans les établissements de santé. Les interventions de l’IRC comprennent le renforcement des mesures de prévention et de contrôle des infections, la mise en place de capacités de dépistage et d’isolement, l’amélioration des systèmes d’approvisionnement en eau et de gestion des déchets médicaux, le soutien à des filières d’orientation sécurisées, la garantie d’un accès continu aux services de santé vitaux pour les femmes et les enfants, ainsi que le renforcement de l’engagement communautaire et des activités de communication sur les risques. L’IRC apporte également son soutien aux professionnels de santé de première ligne par le biais de formations, d’un accompagnement et de la fourniture de matériel essentiel dans les zones touchées et à haut risque de l’est de la RDC.

JOB OVERVIEW

Le poste de coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est essentiel à la réussite et à la mise en œuvre de programmes de qualité. L’IRC définit la chaîne d’approvisionnement (CA) comme l’ensemble des systèmes et des fonctions de soutien nécessaires à la mise en œuvre efficace des programmes, notamment les achats, la logistique, la gestion des stocks, la gestion des biens et des actifs, ainsi que la gestion des véhicules et du parc automobile. Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de la conception, de la planification, de l’exécution et du suivi des activités de la chaîne d’approvisionnement, ainsi que de la mise en œuvre d’une fonction de chaîne d’approvisionnement efficace dans le cadre de la réponse à Ebola, dans le respect des réglementations de l’IRC et des bailleurs de fonds, et conformément aux objectifs du programme. Il est également responsable de l’amélioration continue de la qualité des performances au sein de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement et doit veiller à la satisfaction des parties prenantes en mettant en œuvre des pratiques axées sur le service. Le titulaire de ce poste fait partie de l’équipe de direction de la réponse à Ebola.

Le poste est basé à Bunia et peut nécessiter des déplacements vers différents sites en fonction des activités du programme et de l’expansion opérationnelle.

RESPONSIBILITES CLÉES

1. Supply Chain Planning

Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de la planification des activités liées à la chaîne d’approvisionnement, de l’élaboration de plans visant à soutenir la mise en œuvre des programmes et d’une coordination étroite avec les parties prenantes internes et externes. La planification de la chaîne d’approvisionnement comprend : les plans d’approvisionnement, les plans d’entreposage, les plans de transport, les plans de dotation en personnel, les plans de distribution et les plans de formation.

• Veiller à ce que des plans d’approvisionnement soient élaborés pour toutes les subventions en cours, en collaboration avec les coordinateurs/responsables de programme.
• Veiller à ce que les équipes de programme élaborent des plans de distribution des fournitures et des biens afin d’éliminer les stocks restants dans les entrepôts après la clôture des subventions.
• Assurer la coordination avec le personnel de terrain chargé de la chaîne d’approvisionnement afin de s’assurer qu’il y a suffisamment d’espace dans les entrepôts avant d’envoyer les fournitures du programme vers les sites au terrain.
• Veiller à ce que des plans de formation et de renforcement des capacités du personnel chargé de la chaîne d’approvisionnement soient élaborés dans le cadre de l’évaluation de la gestion des performances et intégrés dans les budgets.
• Veiller à ce que le service chargé de la chaîne d’approvisionnement dispose d’effectifs suffisants et que les rôles et responsabilités soient clairement définis et détaillés dans des descriptions de poste à jour.
• Assurer la supervision de la quantification des produits médicaux.
• Assister le coordinateur principal des opérations et le DDP dans la mise en place des structures nécessaires en fonction des besoins du programme.

2. Procurement Management

Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est responsable de la gestion et de la mise en œuvre des stratégies, politiques et procédures d’approvisionnement de l’IRC au niveau national. Il/elle veille à ce que tous les besoins en matière d’approvisionnement liés à la lutte contre Ebola soient satisfaits dans les délais et conformément aux normes de la chaîne d’approvisionnement mondiale (GSC) de l’IRC.

• Veiller au respect des politiques de l’IRC et des bailleurs de fonds en matière d’approvisionnement des fournitures et des biens destinés aux programmes.
• Veiller à ce que les contrats d’approvisionnement soient examinés et exécutés en temps voulu.
• Veiller à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) de la GSC dans tous les bureaux de lutte contre Ebola en RDC.
• Veiller à ce que les rapports mensuels et trimestriels relatifs à la chaîne d’approvisionnement soient exacts et remis dans les délais.
• Organiser des sessions de formation en matière d’approvisionnement à l’intention des comités d’achat/d’appel d’offres dans les bureaux de terrain et du personnel non affecté à la chaîne d’approvisionnement, si cela est jugé nécessaire.
• Examiner les documents d’approvisionnement avant tout paiement.
• Veiller à ce que les informations, l’historique et les performances de tous les fournisseurs et prestataires de services soient classés et conservés de manière confidentielle dans tous les bureaux.
• Veiller à ce que les responsables de la chaîne d’approvisionnement réalisent chaque trimestre des études et analyses de marché et en partagent les résultats avec l’équipe du programme et les coordinateurs/responsables de terrain.
• Identifier les signaux d’alerte en matière de fraude et de corruption et y remédier en temps opportun.
• Définir des délais raisonnables et appropriés pour l’approvisionnement en fournitures destinées aux programmes et la livraison des marchandises sur les sites des programmes.
• Collaborer avec le personnel chargé de la chaîne d’approvisionnement des bureaux de terrain et les coordinateurs/responsables de terrain afin de garantir l’efficacité, l’uniformité de la structure de la chaîne d’approvisionnement à l’échelle de l’intervention, ainsi que la mise en œuvre des politiques et procédures opérationnelles standard de l’IRC.
• Veiller à ce que les pratiques d'approvisionnement en produits médicaux soient conformes aux normes de l'IRC en matière d'assurance qualité.

3. Inventory Management

Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de gérer et de contrôler l’ensemble des opérations liées aux stocks et aux entrepôts dans le cadre de la réponse à Ebola, ainsi que de veiller à la tenue rigoureuse des registres, à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard relatives aux stocks et aux contrôles définis par le Global Supply Chain.

• Veiller à la mise en œuvre des politiques de gestion des stocks de l’IRC dans tous les bureaux de l’IRC impliqués dans la réponse à Ebola.
• Établir en temps voulu les rapports d’inventaire de fin de subvention et de fin d’exercice annuel et de leur mise à jour dans le système Integra de l’IRC.
• Se rendre fréquemment dans les bureaux d’intervention et vérifier les registres ainsi que la sécurité des entrepôts/magasins conformément à l’outil standard d’évaluation de la performance de la chaîne d’approvisionnement (SCAT) de l’IRC.
• Veiller à ce que des contrôles ponctuels soient effectués régulièrement par différents services.
• Effectuer des contrôles ponctuels et des inventaires surprise conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP) de l’IRC.
• Veiller à ce que l’IRC respecte les normes GDP en matière de gestion des stocks médicaux.

4. Assets Management

Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de l’approvisionnement, de l’entretien, de la conservation en toute sécurité et de la tenue des registres relatifs à l’ensemble des biens et équipements utilisés par l’IRC dans le cadre de sa réponse à l’épidémie d’Ebola. Il est responsable de tous les aspects liés à la chaîne d’approvisionnement, à la logistique, à la gestion des stocks, à l’entreposage et à la gestion des biens, conformément aux règles et réglementations de l’IRC et des bailleurs de fonds.

• Veiller à la mise en œuvre des politiques de l’IRC relatives aux actifs dans tous les bureaux de l’IRC chargés de la lutte contre Ebola.
• Veiller à ce que les actifs soient entretenus en temps opportun et puissent être utilisés en toute sécurité, et à ce que tous les travaux d’entretien soient documentés.
• Veiller à ce que les actifs fassent l’objet d’un suivi adéquat, qu’ils soient étiquetés à la livraison et que la fiche de suivi des actifs soit mise à jour en continu à mesure que les actifs sont remis au personnel ou déployés dans les établissements.
• Planifier le remplacement des actifs à l’approche de la fin de leur durée de vie utile, en s’assurant que des fonds suffisants sont prévus au budget pour ce remplacement.
• Gérer le processus de mise au rebut des biens, notamment en s’assurant que les autorisations des donateurs sont bien obtenues avant toute mise au rebut.
• Veiller à ce que des contrôles ponctuels soient effectués de manière systématique, documentés et consignés pour l’ensemble des biens, stocks et équipements de l’IRC, au moins une fois par an.

5. Fleet Management

Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de superviser et de coordonner l’ensemble des activités liées à la flotte et au transport dans le cadre de l’intervention de l’IRC contre Ebola, en veillant à ce que les besoins en véhicules soient satisfaits et à ce que toutes les opérations de la flotte de l’IRC soient menées dans le respect des politiques et procédures de l’IRC relatives aux véhicules, notamment en matière d’acquisition, de déplacement, d’entretien et d’exactitude des rapports.

• Veiller à ce que tous les véhicules de l’IRC soient en bon état et correctement entretenus.
• Veiller à ce que tous les véhicules appartenant à l’IRC soient déclarés et assurés par l’IRC.
• S'assurer qu'une politique locale de gestion de la flotte est en place, mise en œuvre et respectée par l'ensemble du personnel dans tous les bureaux de l'IRC chargés de la réponse à Ebola.
• Examiner régulièrement la gestion de la consommation de carburant et de l'utilisation des véhicules. Sur la base de cette analyse, prévoir une augmentation ou une diminution du nombre de véhicules si nécessaire.
• Examiner les rapports mensuels sur les véhicules et apporter le soutien nécessaire au personnel chargé de la chaîne d'approvisionnement.

6. Compliance and Ethics

Le coordinateur de la chaîne d'approvisionnement est chargé d'identifier et d'analyser les risques liés à la conformité au sein des processus de la chaîne d'approvisionnement, de mettre en place des contrôles rigoureux en matière d'achats, de repérer les signaux d'alerte liés aux achats, de mettre en œuvre les plans d'actions correctives issus des audits internes et externes, et de veiller à ce que toutes les activités de la chaîne d'approvisionnement soient menées dans le respect des principes éthiques.

7. Learning and Development:

Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement est chargé de superviser l’ensemble des initiatives de formation et de développement professionnel liées à la chaîne d’approvisionnement dans le cadre de la réponse à Ebola, d’évaluer les besoins en formation et d’élaborer des plans de formation pour le personnel de la chaîne d’approvisionnement et d’autres publics cibles (programmes, finances, etc.) selon les besoins.

Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement veillera à ce que le personnel bénéficie des formations adaptées dans le cadre du renforcement des capacités, du développement et de la croissance de l’IRC.

Il/elle s’assurera que tous les sous-secteurs relevant de la gestion de la chaîne d’approvisionnement se sont fixé des buts et des objectifs conformes aux politiques mondiales de l’IRC pour leurs équipes respectives.

8. Supply Chain Team Management

Veiller à ce que les nouveaux membres du comité de direction bénéficient d’une initiation et d’une intégration bien structurées.

Mettre en œuvre des politiques de ressources humaines comprenant des entretiens individuels réguliers, un accompagnement continu, l’évaluation des performances, le développement professionnel et les parcours de carrière, ainsi que des mesures disciplinaires.

Veiller à ce que des réunions d’équipe régulières et fiables aient lieu et entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en favorisant un fort esprit d’équipe et en assurant un encadrement et des conseils permettant au personnel de s’épanouir et de réussir dans ses fonctions.

Veiller à ce que des actions relevant du devoir de diligence soient régulièrement menées au sein de l’équipe afin de promouvoir le bien-être du personnel et de maintenir un moral élevé.

Matrix des competences du Coordinateur/Coordinatrice Chaine d’Approvisionnement:

La matrice des compétences du coordinateur de la chaîne d'approvisionnement constitue le principal document d'appui à la présente description de poste ; elle détaille l'ensemble des compétences requises, des tâches à accomplir et des niveaux de responsabilité. Le coordinateur de la chaîne d'approvisionnement doit veiller à ce que toutes les tâches soient exécutées conformément aux normes. Il est responsable de la mise en œuvre de la matrice des compétences.

Key Working Relationships:

Superviseur: Team Lead – Réponse Ebola avec une supervision technique du Directeur de la chaine d’approvisionnement d’urgence et santé

Le poste supervise: l’équipe opérationnel des staffs déployés, affectes et recrutés à la réponse Ebola

Autre contacts clés:

Interne: Engagement régulier avec le siège, l'unité d'urgence, les équipes régionales et l'équipe chargée de la chaîne d'approvisionnement du programme national en RDC.

Externe : peut intervenir en tant que représentant de l'IRC pour la chaîne d'approvisionnement lors de réunions externes consacrées à la lutte contre Ebola, auprès d'autres organisations non gouvernementales, de groupes interinstitutionnels et de fondations, ainsi qu'au sein du cluster logistique.

Requirements:

• Licence en chaîne d’approvisionnement/logistique, 5 ans ou plus d’expérience professionnelle progressive dans la chaîne d’approvisionnement, ou formation et expérience équivalentes.
• Expérience avérée en tant que responsable de la chaîne d’approvisionnement dans tous les domaines, notamment la planification, les achats et la logistique.
• Connaissances et expérience avérées en matière de gestion des situations d’urgence.
• Connaissances et expérience étendues en matière de stratégies de chaîne d’approvisionnement, de techniques d’analyse de marché, d’achats et de passation de marchés, de gestion des véhicules et des flottes, de gestion des stocks, des biens immobiliers et des actifs.
• Esprit de collaboration et capacité à influencer les autres, doté de solides compétences interpersonnelles et analytiques, capable de travailler en toute fluidité au-delà des frontières, des cultures et des unités organisationnelles.
• Capacité à travailler efficacement au sein d’une structure hautement matricielle.
• Solides compétences en gestion financière et en budgétisation.
• Excellentes aptitudes à la formation et au coaching.
• Maîtrise du français requise, bonne maîtrise de l’anglais
• Résilient, organisé, travailleur, avec une attitude positive.
• Expérience avec un ERP de chaîne d’approvisionnement dans la gestion des achats et des stocks (un atout)

Environnement de Travail

Une épidémie d'Ebola sévit actuellement, dans un contexte d'insécurité persistante. Le personnel doit respecter l'ensemble des politiques et procédures de l'IRC en matière de sûreté et de sécurité.

How to apply

https://theirc.wd1.myworkdayjobs.com/External_Careers/job/Bunia-Democratic-Republic-of-the-Congo/Emergency-Supply-Chain-Coordinator_JR00004815