| Responsable Finance Pays - Burkina Faso
Description de l'emploi
Titre du poste : Responsable financier pays
Relève de : Directeur de pays
Assurer la liaison avec : l' équipe de gestion du pays, l'équipe des finances du pays, les finances à l'étranger
Lieu de travail : Ouagadougou
Échelle de rémunération : 4e année
Contrat : 12 mois
Objectif du poste : Il s'agit d'un nouveau programme de pays en réponse à la crise humanitaire en cours au Burkina Faso. Vous serez responsable de la gestion de tous les aspects de la fonction financière du programme Concern Worldwide Burkina Faso afin d'atteindre nos objectifs conformément aux politiques et procédures de Concern Worldwide. et normes. Vous êtes membre de l'équipe de gestion du pays et assurerez le leadership dans le développement et la gestion de tous les programmes conformément aux politiques organisationnelles et au plan stratégique du pays.
Principales responsabilités:
Systèmes et contrôles financiers
- Veiller à ce que les systèmes et registres de gestion financière du pays soient adéquats afin d'identifier et de protéger les actifs et les intérêts de l'organisation.
- Veiller à ce que les systèmes et procédures en place améliorent, dans la mesure du possible, l'efficience et l'efficacité de la manière dont les actifs sont utilisés.
- Maintenir et surveiller un système efficace et efficient de contrôles internes (c.-à-d. grand livre, livres de caisse, rapprochements de bilan, gestion de trésorerie et de banque, etc.) conforme aux directives financières de Concern Worldwide et minimisant le risque de fraude ou de détournement.
- S'assurer que les systèmes financiers du programme de pays fonctionnent conformément aux procédures standard de Concern et qu'ils répondent aux exigences de suivi et de rapport de l'équipe de gestion du pays, des donateurs et des autorités nationales
- Veiller à ce que les opérations financières du pays soient conformes aux exigences légales et statutaires, par exemple l'audit et les rapports financiers à toutes les autorités nationales compétentes.
- Avec le soutien de l'équipe financière, tenez-vous au courant des réglementations des donateurs et assurez-vous que tous les contrôles sont en place pour respecter la conformité des donateurs.
- Soutenir le DD en veillant à ce qu'il y ait un dossier complet des immobilisations et qu'elles soient adéquatement protégées
- Organiser et soutenir les évaluations financières, les examens, le suivi et la formation des organisations partenaires locales ;
- Entreprendre des visites régulières sur le terrain pour évaluer les systèmes financiers en place et mettre en œuvre des améliorations si nécessaire
- Surveiller de près toutes les activités financières et tenir le CD/équipe de direction au courant de toutes les situations susceptibles d'avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou la performance de la gestion financière.
- Accepter, faire avancer et poursuivre tout nouvel objectif ou toute nouvelle responsabilité qui peut être assigné par le directeur de pays, y compris le transfert de tâches existantes et/ou la réaffectation à d'autres responsabilités si l'organisation l'exige
- S'assurer que le progiciel de comptabilité global (Microsoft Great Plains) est maintenu de manière appropriée et utilisé de manière appropriée et efficace
- Entreprendre des évaluations financières et l'évaluation des partenaires, conformément aux procédures financières standard de Concern
- Participer à la revue, au suivi et au renforcement des capacités des partenaires
Rapports financiers et rapports aux donateurs
- Assister le CD et les responsables du budget dans la préparation des budgets et des révisions conformément aux plans stratégiques et aux objectifs organisationnels. Il s'agit d'accompagner, de faciliter et de consolider les budgets financiers.
- Assurer l'enregistrement approprié des revenus et des dépenses pour se conformer aux réglementations Concern et des donateurs.
- Produire des comptes de gestion mensuels (budget vs réel) et travailler avec les équipes de programme et les chefs de service pour comprendre leurs rapports de dépenses (comptes de gestion) et budgets
- Superviser la préparation précise des rapports financiers et s'assurer que les exigences de l'organisation et des donateurs sont respectées dans les délais convenus
- Superviser le processus des nouveaux budgets et revues de projets/programmes
- Maintenir un système de gestion financière des donateurs afin d'optimiser le financement et d'assurer des rapports efficaces et précis aux donateurs, y compris la conformité des donateurs
- Assurer la préparation rapide et précise des rapports financiers pour le siège social de Concern (Pack de rapports financiers (c'est-à-dire FRP)
- S'assurer que tous les éléments du bilan sont rapprochés en temps opportun, conformément aux politiques et procédures de Concern Worldwide
- Finaliser les comptes de fin d'année pour les auditeurs externes et fournir tous les rapports financiers ad hoc pour le siège social de Concern
- Fournir une analyse financière si nécessaire, en particulier sur la maximisation des fonds disponibles et des conseils au CD.
Gestion du personnel et renforcement des capacités
- Assurer le leadership et la direction de l'équipe des finances dans le pays
- Développer une deuxième couche de personnel qui peut combler le vide chaque fois qu'un poste est vacant dans l'équipe des finances
- Entreprendre une formation spécifique, le renforcement des capacités et d'autres initiatives pertinentes pour s'assurer que le personnel national s'acquitte de ses rôles et responsabilités avec précision et professionnalisme et également créer l'espace pour que le personnel national se développe en candidats crédibles pour pourvoir les postes vacants dans l'équipe des finances et pour fournir une solide couverture pour laisser.
- Fournir une formation et un soutien au personnel financier et non financier concernant les procédures financières et les contrôles internes de Concern
- Entreprendre une formation financière des responsables du budget, pour les aider à appliquer les contrôles financiers et à prendre des décisions sur la base des rapports financiers.
- Veiller à ce que les valeurs et les engagements politiques de Concern, y compris la responsabilité et l'égalité, soient reflétés dans le travail de l'équipe/du département des finances ;
- S'assurer que les descriptions de poste des finances sur le terrain sont à jour
- Veiller à ce que les PDR soient remplis pour tout le personnel financier du pays au moins une fois par an
Gestion des donateurs
- Veiller à ce que les délais nécessaires pour les rapports des donateurs soient respectés
- S'assurer que les rapports des donateurs sont liés au grand livre général du GP et aux budgets originaux des donateurs
- S'assurer que les postes du personnel sont mappés au financement des donateurs, en veillant à ce que les lacunes soient identifiées et incluses dans les futures propositions des donateurs, avec des décisions prises sur l'élimination des postes s'il n'y a pas suffisamment de financement pour le rôle en consultation avec CMT
- Veiller à ce que toutes les directives, politiques, propositions, rapports périodiques et autres communications pertinents des donateurs soient facilement disponibles, classés par subvention et documentés dans un dossier sur papier et sur papier
- Examen des budgets préparés des donateurs
Autres fonctions
- Faciliter les audits internes, externes et des donateurs et les examens associés des systèmes de terrain
- Veiller à ce que toutes les déductions et taxes statutaires concernant le personnel national soient respectées et assurer la liaison avec les autorités compétentes à cet égard.
- Examiner et mettre en place un système de suivi efficace pour les dons en nature (DIK) afin que tous les articles reçus du donateur en tant que DIK et distribués aux bénéficiaires soient correctement enregistrés et qu'une procédure de rapprochement doit être élaborée pour passer la piste d'audit.
- Aider le directeur de pays à mettre à jour le document de délégation d'autorité en fonction des changements fondamentaux (Nouveau projet/projet clôturé/structure du personnel/intervention d'urgence/etc.)
- Mettre en œuvre les commentaires liés aux systèmes financiers fournis par le comptable régional ou les auditeurs internes.
- Aider à l'élaboration et à la mise en œuvre du plan stratégique du pays
- Contribuer à l'élaboration de l'orientation stratégique du pays et au leadership global du programme de pays
- Tout autre aspect financier
Tâches spécifiques au pays
- Veiller au respect de toutes les autres exigences légales et réglementaires du pays relatives à la finance
Code de conduite Concern et politiques associées
- Veiller au respect du code de conduite Concern et des politiques associées
- Veiller à ce que le personnel financier comprenne et adhère au code de conduite Concern et aux politiques associées
- Veiller à ce que les normes humanitaires fondamentales (CHS) soient comprises par le personnel financier
Confidentialité
- Veiller à la non-divulgation de toute information acquise dans l'exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux activités de Concern Worldwide, à toute autre personne ou organisation sans autorité, sauf dans l'exécution normale des fonctions ci-dessus
- Assurer une tutelle et une sécurité strictes des données et des documents financiers à tout moment, y compris un stockage sécurisé, un classement précis et complet et limiter l'accès au bureau des finances au personnel autorisé uniquement
Compétences et expérience requises :
Essentiel:
- Diplôme/maîtrise en comptabilité
- 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement, y compris une expérience précédente avec Concern
- Expérience dans le développement des capacités techniques et de gestion du personnel
- Expérience de la gestion des subventions des donateurs
- Anglais et français courant
- Empathie envers les objectifs de Concern et engagement envers le renforcement des capacités, la protection et la participation, y compris le P4 de Concern
- Familiarité avec le développement de systèmes plus larges, y compris les achats, la logistique, les ressources humaines et l'informatique.
- Expérience de travail/vie dans des environnements peu sûrs et sensibles
- Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés
- Fort souci du détail
Souhaitable:
- Qualification comptable (par exemple CPA, ACA, ACCA)
- Une expérience de travail en Afrique (ou ailleurs dans des conditions similaires) serait un avantage.
- Capacité d'organiser et de hiérarchiser la charge de travail, en faisant preuve d'initiative le cas échéant.
- Bon esprit d'équipe, flexible et capable de travailler avec une équipe de pays multinationale,
politiquement et culturellement sensible.
- Capacité à faire face au stress; travailler sous pression souvent dans des délais stricts.
- Flexibilité, adaptabilité, sens de l'humour et patience.
- Capacité à motiver et à développer les compétences des autres.
- Facilitation et compétences interpersonnelles.
- Compétences analytiques et de résolution de problèmes.
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