| COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d'un futur dans lequel soient garantis pour tous de bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités. Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d'urgence dans 50 pays , employant plus de 30 mille opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l'Europe de l'Est, COOPI favorise l'accès à l'eau et le droit à la santé et à l'instruction des communautés les plus pauvres. COOPI assure aussi une assistance immédiate et à long terme aux populations touchées par les guerres ou les catastrophes naturelles. Le siège central de COOPI est à Milan (Italie), mais pour la réalisation des projets, COOPI s’appuie sur un réseau de sièges périphériques (régionaux et nationaux) dans les pays où ses activités sont plus importantes. www.coopi.org
COOPI en Mali
Depuis 2013, COOPI intervient dans les régions de Ségou et de Mopti, avec des projets de lutte contre la malnutrition infantile, car ils font partie des régions du sud les plus proches de celles touchées par le conflit et du taux de malnutrition particulièrement élevé des enfants de moins de 5 ans.
COOPI fournit un soutien aux centres de santé locaux grâce à: l’formation et la supervision de personnel médical pour la prise en charge d'enfants souffrant de malnutrition sévère; moyens de transport pour le mouvement des mères et des enfants des villages à l'hôpital de district; fourniture de médicaments pour les centres de santé et les hôpitaux afin de garantir un traitement gratuit. Nous formons également les communautés aux bonnes pratiques d'hygiène et à la capacité de reconnaître la malnutrition chez les enfants. Nos équipes se déplacent périodiquement des principaux centres vers les villages les plus éloignés pour effectuer des contrôles périodiques.
COOPI intervient également avec des projets de soutien aux migrants en transit et de retour avec des actions de soutien psychosocial dans les centres de transit de Bamako et dans la réintégration socio-économique des migrants de retour.
Dans la région de Mopti, COOPI mène des activités de protection des mineurs non accompagnés et gère un centre de transit et d'orientation (CTO). Il est également responsable de l'enregistrement et de la documentation des cas de violence à l'égard des mineurs dans le cadre d'un projet financé par l'Unicef.
Enjeux du poste
COOPI met actuellement en œuvre due projets d’urgence au Mali. Le bureau COOPI de Bamako, où l’Assistante à la coordination sera basé, abrite la coordination logistique, administrative et des programmes de l’organisation au Mali.
Responsabilités
L’Assistant à la coordination apporte un appui à la coordination Pays pour garantir les différentes taches institutionnelles; le flux d’information entre la coordination, le siège et le terrain; les contacts avec les institutions locales et internationales et la mise à jour, classification et archivage des documents concernant les projets et l’organisation, sur la base des procédures COOPI et des indications de la coordination.
L’Assistant à la coordination réfère au Chef de Mission et est le point focal, en support aux programmes, pour l’écriture des projets et des avenants à présenter, du monitorage et rapportage des projets en cours, du classement des documents, des relations avec les bailleurs, et contribue à la stratégie des programmes. Plus spécifiquement, ses tâches principales sont les suivantes :
- Assurer le respect des procédures, des délais, des documents à transmettre au siège dans la mise en place des nouveaux projets;
- Assurer le respect des procédures et des échéances et la vérification des documents à envoyer au siège pour le startup des projets (en particulier collecte et vérification des documents, remplissage des fiches pour le comité de risque et pour l’ouverture des codes administratifs des projets), en collaboration avec la coordination admin et programmes pays;
- Faciliter la réalisation de la supervision et du monitorage des projets, de la soumission rapports narratifs et financiers et le respect des échéances;
- Support dans la capitalisation des informations provenant des projets, notamment responsable de la gestion du flux d’informations et des outils de récolte des données selon les procédures du siège et/ou de la coordination;
- Suivi des projets : Support dans la vérification des données provenant du monitorage des projets, notamment responsable de leur classement et accessibilité, ainsi que de l’élaboration de statistiques et analyses de ces données, sur demande du Coordinateur Programme ou du chef de Mission (vérification croisée des rapports, compilation des check-list, vérification des plans d’achat, outils de monitorage des activités et monitorage financier);
- Rapportage & Relations bailleurs : Révision des rapports de projet assurant leur cohérence et régularité formelle par rapport aux procédures bailleurs et Coopi, en collaboration avec le coordinateur programmes et l’administration;
- Assurer l'application des procédures de l'organisation et l'utilisation correcte de la part du staff au Mali;
- Assurer l’application de la Procédure pour l’organisation et gestion des sièges à l’étranger et l’utilisation correcte des formats demandés de la part du staff (vérification de l’utilisation correcte des formats, des deadlines et du remplissage);
- Faciliter le processus d'écriture des nouveaux projets selon les procédures des bailleurs;
- Faciliter l’écriture des propositions de projet selon les procédures des bailleurs (coordination de l’équipe pour l’écriture (Coord. Prog., Expert Nutrition, Chef de projet, Chef de Mission, Administration), relations avec le siège, révision de la proposition, vérification de la cohérence entre budget et narratif, récolte et vérification des documents demandés, assurer le respect des deadlines pour la transmission);
- Classement des projets approuvés et des propositions selon les procédures, en assurant l’actualisation des informations officielles pour la coordination et le siège et l’accessibilité des données;
- Assurer le plan de visibilité COOPI Mali et des bailleurs en collaboration avec le bureau de communication de Milan, le CdM et les CP;
- Assurer la visibilité du pays et des projets en collaboration avec le bureau de communication, le chef de mission, et les chefs de projets (coordination des activités de visibilité planifiées par les projets et par la coordination);
- Assurer l'élaboration et l'accessibilité de la documentation des projets et la capitalisation des expériences COOPI au Mali en collaboration avec les CP, Chef de Mission et le siège;
- Assurer l’élaboration et l’accessibilité des documents sur les projets et la capitalisation des bonnes pratiques en relation avec les chefs de projets et le siège;
- Assurer l’archivage des documents pour chaque projet (Gproject, Archive en dur Bamako, Online);
- Assurer la mise en œuvre et la mise à jour du paquet formation des nouveaux expats;
- Assurer la mise en œuvre et la mise à jour du dossier pour la formation des nouveaux expatriés arrivant dans le pays (coordination des activités de formation prévues pour les expatriés et envoie des documents nécessaires comme le règlement pays et le code de conduite, mise à jour des documents avec le chef de mission et le siège, dans le cas de modifications de procédure);
- Assurer la mise à jour des Plans Opérationnels en collaboration avec le CdM;
- Assurer la mise à jour des plans opérationnels, du document de stratégie pays et du règlement pays avec le Chef de Mission (mise à jour des documents et coordination des séances de travail pour leur mise à jour);
- Assurer la présence aux clusters du CdM et le flux d'informations;
- Assurer la présence aux clusters et aux réunions de coordination humanitaire, quand demandé par le Chef de Mission, et la capitalisation et partage des informations (envoi des documents, élaboration des synthèses pour leur diffusion);
- Assurer la présence dans les éventuels groupes de travail dans lesquels COOPI est impliqué;
L'assistant de coordination prendra notamment en charge les fonctions de support suivantes des programmes de protection / migration;
- Assister le chef de mission, les consultants et les responsables de projets dans la préparation de nouvelles propositions de projets: assistance technique, suivi des directives des donateurs, etc.
- Contribuer à la collecte et à l'analyse des informations et des données nécessaires à la présentation de propositions de nouveaux projets;
- Contribuer à l'élaboration de propositions de projets dans le domaine de la protection et migrations en collaboration avec le personnel sur le terrain et le chef de mission;
- Tenir à jour les connaissances sur les problèmes de sécurité au Mali et partager ces informations avec l'équipe;
- Participer à l'évaluation des besoins dans le secteur de la protection/migration, le cas échéant;
- Partager les expériences, les leçons apprises et les bonnes pratiques;
- Gérer les flux d’informations vers et depuis le bureau régional des secteurs de la protection et de la migration;
- S'assurer que les produits d'information sont normalisés et à jour (par exemple, SitRep Donors 3W, 5W);
- Soutien au développement / amélioration d'un système de collecte et de gestion des données de protection.
- Autres taches demandées par le Chef de Mission
Profil du Candidat
- Formation supérieure en Coopération Internationale, Développement, Etudes internationales;
- Connaissance du monde de l’humanitaire, des principaux bailleurs de fonds et du Cycle de projet;
- Expérience de travail en ONG et en Afrique;
- Bonne connaissance des outils informatiques / Pack MS Office;
- Très bon sens de l’organisation;
- Capacité de résistance au stress, de travail en équipe;
- Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et dans un environnement multiculturel;
- Polyvalence et flexibilité;
- Très bonne maîtrise du français oral/écrit, excellente capacités rédactionnelles;
- Sens de la communication et bon relationnel;
- Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes
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